Một công việc của thợ sửa chữa thường chỉ là một lần ghé thăm. Bạn đến, bạn sửa chữa, bạn rời đi. Việc thanh toán nên diễn ra trong cùng một lần ghé thăm. Mỗi hóa đơn bạn gửi sau đó là một công việc mà bạn có thể phải theo đuổi trong nhiều tuần, và đối với một công việc $180, việc theo đuổi tốn nhiều hơn giá trị của nó.
Làm rõ quy tắc trước khi công việc bắt đầu
Nói với mọi khách hàng khi họ đặt hàng: "Thanh toán phải được thực hiện khi công việc hoàn thành. Tôi chấp nhận tất cả các thẻ lớn." Đưa cùng một dòng đó lên trang web của bạn, báo giá của bạn và xác nhận đặt hàng của bạn. Khi điều đó được nói rõ từ đầu, không ai ngạc nhiên vào cuối.
Gửi hóa đơn trước khi bạn thu dọn
Thời điểm tốt nhất để lập hóa đơn là khi khách hàng đang nhìn vào công việc đã hoàn thành. Hướng dẫn họ qua đó, sau đó gửi hóa đơn từ điện thoại của bạn:
- Bắt đầu từ báo giá mà họ đã chấp nhận
- Thêm bất kỳ điều gì bổ sung mà bạn đã đồng ý (nửa giờ thêm, phần cứng bạn đã lấy)
- Gửi qua tin nhắn
- Họ thanh toán bằng thẻ trên điện thoại của họ trong khi bạn chất hàng lên xe tải
Toàn bộ quá trình mất khoảng một phút. Với phần mềm lập hóa đơn cho thợ sửa chữa, hóa đơn được xây dựng từ báo giá nên bạn không cần phải gõ lại bất cứ điều gì.
Chấp nhận thẻ
Tiền mặt và séc có vẻ miễn phí, nhưng thực tế không phải vậy. Séc có thể bị trả lại, tiền mặt cần một chuyến đi đến ngân hàng, và cả hai đều khiến khách hàng nói "Tôi sẽ trả bạn sau" khi họ không có tiền mặt. Việc xử lý thẻ thường tốn khoảng 3 phần trăm. Đối với một công việc $200, đó là $6, ít hơn nhiều so với một chuyến đi trở lại để thu tiền hoặc một séc bị trả lại.
Một số thợ sửa chữa thêm một khoản phí nhỏ cho thẻ; hãy kiểm tra quy định của bang bạn trước, vì một số bang giới hạn phí bổ sung. Hầu hết chỉ đơn giản là đưa chi phí vào giá của họ.
Tiền đặt cọc cho các công việc lớn hơn
Đối với các công việc trên một số tiền nhất định, hoặc khi bạn mua các bộ phận đặt hàng đặc biệt, hãy lấy tiền đặt cọc khi khách hàng đặt hàng:
- 25 đến 50 phần trăm cho các công việc trên $500
- Toàn bộ chi phí của vật liệu đặt hàng đặc biệt trước khi bạn đặt hàng
Điều này bảo vệ bạn khỏi những khách hàng hủy bỏ sau khi bạn đã mua một chiếc bàn trang điểm trị giá $300 mà họ đã chọn.
Công việc nhiều lần ghé thăm
Sửa chữa tường khô đôi khi cần hai hoặc ba lần ghé thăm để bột khô. Hoặc là lập hóa đơn vào cuối lần ghé thăm cuối cùng và nói rõ điều đó từ đầu, hoặc chia ra: một nửa vào lần ghé thăm đầu tiên, một nửa khi hoàn thành. Đừng thực hiện ba lần ghé thăm và sau đó chờ hai tuần để nhận thanh toán.
Khi khách hàng không có nhà
Các nhà quản lý tài sản, chủ nhà và những người chủ nhà bận rộn thường không có mặt. Đồng ý về việc thanh toán trước khi công việc bắt đầu: thẻ đã lưu, hoặc hóa đơn được thanh toán trực tuyến trong cùng ngày. Gửi ảnh của công việc đã hoàn thành cùng với hóa đơn; điều này trả lời "họ thực sự đã làm điều đó chưa?" và tăng tốc thanh toán.
Đi qua công việc trước khi bạn lập hóa đơn
Trước khi bạn gửi hóa đơn, hãy hướng dẫn khách hàng qua những gì bạn đã làm: chỉ cho họ chỗ sửa, mở và đóng cửa, bật quạt. Chỉ ra bất kỳ điều gì bạn đã nhận thấy nhưng không chạm vào ("keo xung quanh bồn tắm đang bắt đầu bong ra, tôi có thể làm điều đó lần sau"). Điều này mất hai phút, ngăn chặn khiếu nại, và thường đặt lịch công việc tiếp theo ngay tại chỗ. Khách hàng thấy công việc đã hoàn thành sẽ thanh toán mà không do dự.
Ghi lại điều khoản thanh toán của bạn
Có một dòng ngắn trong mỗi báo giá và hóa đơn: "Thanh toán đến khi hoàn thành. Chấp nhận thẻ, Apple Pay và Google Pay. Cần tiền đặt cọc cho các bộ phận đặt hàng đặc biệt." Các điều khoản rõ ràng bằng văn bản giúp giải quyết các tranh chấp hiếm hoi dễ dàng hơn nhiều.
Nếu ai đó không thanh toán
- Gửi một lời nhắc thân thiện vào ngày hôm sau
- Gọi sau ba ngày
- Gửi một thông báo cuối cùng sau 14 ngày với ngày đến hạn
- Đối với các khoản lớn hơn, một bức thư yêu cầu hoặc tòa án nhỏ
Sau đó yêu cầu thanh toán trước từ khách hàng đó lần sau. Hầu hết các thợ sửa chữa nhận được thanh toán ngay tại chỗ hiếm khi cần bất kỳ điều gì trong số này.
Tại sao điều này quan trọng hơn bạn nghĩ
Giả sử bạn thực hiện 10 công việc mỗi tuần với mức trung bình $200. Nếu ngay cả hai trong số đó thanh toán muộn một tuần, bạn luôn mang theo $400 hoặc hơn tiền của chính mình. Nếu một trong hai mươi không bao giờ thanh toán, đó là $100 mỗi tuần, khoảng $5,000 mỗi năm, bị mất. Nhận thanh toán ngay tại chỗ khắc phục cả hai vấn đề này.
Giữ tất cả ở một nơi
Khi mỗi hóa đơn và thanh toán đều nằm trong một danh sách, bạn biết ai đã thanh toán mà không cần phải tìm kiếm qua tin nhắn. Vào thời điểm thuế, bạn có một hồ sơ sạch sẽ của mọi công việc. Kết hợp nó với lịch cùng ngày và một báo giá mà khách hàng đã thấy trước khi đặt hàng, và toàn bộ công việc, từ cuộc gọi đầu tiên đến thanh toán, diễn ra trong một lần ghé thăm.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào một thợ sửa chữa nên nhận thanh toán?
Đối với hầu hết các công việc một lần ghé thăm, khi công việc hoàn thành và trước khi bạn rời đi. Đối với các công việc lớn hơn hoặc các bộ phận đặt hàng đặc biệt, hãy lấy tiền đặt cọc khi đặt hàng.
Thợ sửa chữa có nên chấp nhận thẻ tín dụng không?
Có. Phí thẻ thường khoảng 3%, chi phí này thấp hơn nhiều so với việc đuổi theo các séc trễ hoặc phải đi thu tiền lần thứ hai.